客户服务管理规程范例1客户信息传递与沟通目的制定有效的管理制度,建立良好的客户关系。适用范围适用于与客户交流工作。职责客户服务部负责对客户联系与服务的统一管理。工作要求客户入住时,客户服务部要为客户下面是小编为大家整理的2023客户服务管理规程范例,菁华1篇,供大家参考。
客户服务管理规程范例1
客户信息传递与沟通
目的
制定有效的管理制度,建立良好的客户关系。
适用范围
适用于与客户交流工作。
职责
客户服务部负责对客户联系与服务的统一管理。
工作要求
客户入住时,客户服务部要为客户做好登记;
客户的投诉或报修,由客户服务部统一受理;
对客户的投诉,要求做到"有求必应,有应必解,有解必答";
物业部主任或管理员在客户入住一个月内,对新客户进行回访,获取客户对物业公司的有关评价;
物业部经常走访客户,倾听他们对管理与服务的意见,并予以解释和改正,以此作为与客户沟通与联系的桥梁,建立起相互的理解和信任;
物业部走访工作应注重与有投诉、建议或意见的客户之间的交流,并切实为他们解决问题。
对客服务承诺
保障每日24小时供电,如供电局停电或检修需要停电,将提前24小时在各大堂书面公告,情况特别紧急时除外。
为给客户提供各种需要和方便,管理公司提供室内报修服务、商务服务和其
他一些有偿服务。本着"服务为主、保本微利"的原则,有偿服务的收费标准管理公司将明码标价。
为便于客户与管理公司联系,管理公司的热线服务电话每日24小时开通。
为了保证服务::的及时性,满足实际需要,管理公司对于客户所有室内报修事项,按照特急(10分钟内到场或处理)、急(15分钟内到场或处理)和一般(当日或与客户约定时间内到场或处理)的三级处理原则为理。
物业公司服务时间承诺,见下表(略):
管理费标准及收缴规定
为保障用户在本物业的长远利益,以达到投资保值和升值的效果,因此各业主/用户亦需要承担本物业之保养、维修及日常管理开支等费用,按时交纳管理费。
费用标准的核定:
根据*物业管理服务收费指导标准、物业及配套设施的档次和物价局的审批标准进行合理收费,具体情况请参见财务部《*经营服务性收费价目表》。
费用使用:
管理费主要用以支付下列各项之费用:
1)管理及其他服务人员酬金、津贴、福利及办公费用;
2)公共地方安全管理服务;
3)公共地方清洁服务;
4)公共地方环境保护;
5)公共地方园艺绿化;
6)公共设施、设备和公共场所(地)的日常管理、维修和养护费用(包括材料费、公用水电费、设备损耗费等);
7)聘请专营公司及其他聘请人员之费用;
8)公用设施、设备必要的保险费用和法定税费;
9)社区文化活动费用;
10)其他管理上必须的支出。
现行之管理费金额可随日后实际开支而调整,调整前会先通告各用户,并经业主委员会批准或物价部门批准。
交费办法:
用户入伙前必须到物业管理公司指定的银行开办存折,日后一切费用均由银行代收,除入伙期间到物业管理处交费外。
用户入伙后,应每月按规定缴交管理费和水、电及其他有关费用,财务部每月月底将用户本月发生的费用通知单送达用户,用户须在次月十五日前(合计十五天)将费用存入指定的银行缴清费用。
如在交款期内未收到用户的付款,物业管理公司将发出有效期为三十天的催缴通知,如到第二个交缴费时间,还未见用户缴款,物业管理公司将采取有效的措施来催促用户缴款。并每天按该金额的万分之五收取滞纳金。
用户如对交款通知单所列金额有异议,可在交款期的前五天与物业管理公司联系,但不可借故拖延付款。如属技术问题,短时间无法解决,应经物业管理公司确认同意,可以延期。
各项缴交费用以银行回单到
达物业管理公司为准,到达后用户可向物业管理公司索取财务票据。
管理费用收缴工作规程
目的
为了加强对物业管理费用收缴的规范管理,确保物业管理费用收缴工作的顺利开展。
适用范围
适用于各类物业管理费用的收缴。
职责
管理处经理负责贯彻执行本规程。
物业部主任负责管理费用催缴工作的过程实施和控制。
财务部负责物业管理费用的收取。
物业管理员和各相关部门负责具体执行本规程。
工作规程
物业管理费用主要指物业管理费、空调管理费、水电费、装修管理费用、有偿维修费用等。
物业管理费用的收缴统一由财务部具体负责。
物业管理费用的计算日期是:每月的30日至下月的30日为1 个月。
物业管理费用的集中收缴日期是:每月的1日至15日收取上月的管理费用。
物业管理费用的收缴步骤
1)由工程部负责水、电、气的管理人员在每月25日左右对用户的水、电、气表进行抄读,并将抄读结果及时记录于用户水、电、气抄读记录表,全部抄读结束后,应及时将抄读结果报给财务部,同时应复印一份留底。
2)由管理处前台将每月的《维修单》的第三联进行整理后在每月25日左右一同交给财务部。
3)财务部根据工程部人员抄读的水/电/气结果、《维修单》的维修费用和用户使用物业的实际情况,将用户的所有费用及时计入电脑收费系统。在每月30日前电脑打印出《交款通知书》,然后客户服务部以电话通知、人工派送、邮寄等方式将全部《交款通知书》及时传递给客户。
4)在集中收缴日期内,及时收缴用户的各项管理费用,并做好有关财务报表上报公司领导审阅。
物业管理费用的催缴
1)《催款通知书》发出15日后,用户未及时交纳管理费用时,财务部应及时将管理费用催缴名单(原件留底)做好统计,然后复印一份及时交物业部进行处理。
2)由物业主任按其名单首次将《催款通知书》以人工派送的方式送给用户,并由用户在《 通知签收表》进行签收。
1)用户收到费用催缴通知单后,在一个星期内仍未缴纳费用时,财务部应继续做好费用催缴名单的统计并交物业部进行处理,物业主任收到
后则应立即第二次将《催款通知书》以人工派送形式安排客户管理员再次拜访时送给用户并了解原因,同时还::应做好与用户的沟通协调工作,直到用户有一个妥善的答复。
2)用户第二次收到费用催缴通知单后在一个星期内还是没有缴纳时,则财务部应再次做好费用催缴名单的统计并交客户服务部进行处理,客户主任收到后则应立即第三次开具《催款通知书》并出具书面催缴通知以人工派送形式亲自和物业管理员一同拜访时送给用户并了解原因,同时还应做好与用户的沟通协调工作,直到用户有一个妥善的答复。
3)若用户仍不缴纳时,则财务部对催缴名单进行统计确认后交客户服务部,由客户服务部书面报告公司,由公司采取有效措施进行处理。
4)《催款通知书》以书面形式和人工派送的方式传达三次为准。超过三次后,用户仍未缴纳管理费用时,则物业管理公司有权采取有效的强制措施对拖欠用户进行处理。
用户欠费的管理措施
1)欠费用户的条件:欠费在1 个月以上的用户均为欠费用户。
2)物业管理公司对欠费用户在1个至3个月内可采取的管理措施主要有:
①2个月内由公司领导出面进行协调解决;
②对协调不成的用户和欠费达2 个月以上者,物业管理公司在物业的明显出入口对欠费用户进行张榜公布;
③欠费达3个月以上(含3 个月)的用户,物业管理公司有权对其欠费用户采取向当地法院进行起诉等有效措施。具体由客户主任根据公司要求组织落实。
④所有欠费用户未经物业管理公司许可均不允许搬出公司物品,直到交清所欠费用或经过法院判决办完有关手续为止。
附表
《通知签收表》
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sp;入伙管理工作规程
目的
规范用户入伙管理工作,确保用户顺利入伙。
适用范围
适用于用户入伙的管理工作。
职责
管理处经理负责指导组织安排入伙工作。
物业部主任负责组织安排入伙工作。
物业部管理员负责具体办理入伙手续。
财务部负责核收各项入伙费用。
工程部负责楼宇整改的跟进和水电的开通工作。
工作规程
入伙、业主、用户、客户的定义
1)入伙定义:是指用户收到书面入住通知,并办理完相应手续。用户收到入住通知单上通知办理入住的时间,视为入住时间。
2)业主定义:指物业所有权人。
3)用户定义:指物业所有权人(即业主)和物业使用人(即租户)。在手册称呼和意见征询等场合以“用户”进行称呼。
4)客户定义:一般指物业所有权人、物业的使用人和外部客户。在一般日常管理工作中均以“客户”称呼。
本规程中的“入伙”主要是指用户入住。
用户入伙的准备(指业主入住和租户入住)
业主入伙
业入伙资料的准备;
1)根据本物业的实际情况编写和印刷《住户手册》、《业主公约总则》、《前期物业管理服务协议》、《区域防火责任协议书》、《入伙通知书》;
2)《入伙通知书》的内容要求写明物业管理公司的办公地点(以下简称管理处)、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等;
3)印刷以下各类入伙表格:(以下表格因入伙物业的不同表格内空有所不同,略)
①《钥匙领用/移交登记表》;
②《装修申请表》;
③《物业使用说明书》;
④《物业质量保证书》;
⑤《房屋交接验收表》;
⑥《用户入住情况登记表》。
4)设计办理入伙手续流程图(请参见
)。
入伙时的环境布置:涉及服务标识牌的按VI设计办理:
1)入口处挂“欢迎您乔迁___”横幅和插彩旗,营造热烈的气氛;
2)树立指路牌,由入口处到物业管理处或至办理入住的现场。
3)“入口处”标明物业管理处的办公地址和办公时间。
4)物业管理公司对入住办公环境的布置:
①挂灯笼,飘小彩带,摆放花蓝、盆景,给人以隆重、喜庆的气氛
②张贴醒目的“办理入住手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;
③管理人员着装整洁,精神饱满;
客户服务部依据物业管理公司议定的入伙时间,提前向业主发出入伙通知。
业主收到《入伙通知书》后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,客户服务部客户管理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,客户服务部应将情况向公司领导汇报,由公司领导决定是否登报催办。
入伙手续的办理(详见:入伙手续流程图)
1)在收楼验房时,客户管理员应邀请业主一起将水电表读数抄录在《房屋交接验收表》中。
3)办完业主入住手续后,客户管理员应及时收集、整理业主资料并及时建立“用户档案”。
租户入住
租户入住的条件
1)已正式签订《房屋租赁合同》;
2)已缴清所有租赁费用;
3)已提供租户身份证明的资料;
4)房屋装修已经过管理处验收合格。
nb
sp; 6)办完租赁手续后,客户管理员应及时收集、整理租户资料,并及时登记。
办理入伙手续流程图
入伙流程说明
备件
业主办理入伙手续前要备齐如下文件资料:
1)入伙通知书;
2)购房合同原件、复印件;
3)购房付款证明及复印件;
4)业主身份证及复印件,1寸近期免冠彩照两张;
5)业主委托书(委托他人办理时需带)、被委托人身份证及复印件;法人授权委托书、营业执照副本及复印件(公司购房时需提供) 。
登记、验证
1)业主带齐上述文件资料到物业管理处交验、存档;
2)签领《业户手册》、《业主公约总则》、《区域防火责任协议书》、《装修指引》等资料;
①此等资料由业主签字领取,并由工作人员知会有关事项。
②业主领取此等资料应仔细阅读了解其内容。
签署《业主公约》、《区域防火责任协议书》、《前期物业管理服务协议》,一式二份,业主签署后各留一份,其余交物业管理处留存。
填写《业户基本情况表》
1)业主领取《业户基本情况表》后,应仔细填写,内容清楚,数据完整。
2)《业户基本情况表》填写后交物业管理处存档,以便管理和联系。
缴费
由工作人员指引业主到物业公司财务部门缴纳入住费用,并签署管理费用银行托收协议。
验楼、收楼
1)业主或委托人在物业公司工作人员带领下到所购单元验楼。
2)验楼时发现的问题详细记录在《房屋交接验收表》,由业主或委托人、物业公司工作人员在表上签字确认。
领取钥匙
业主验收完楼后,无问题的,悉数将钥匙全部领走;有问题的,留下一把入户门钥匙供维修时使用。
按规定办理装修申报手续
业主凭签完字的《入住办理流程单》到物业公司按装修流程图办理装修申报手续。
按规定办理水、电、气、电话、有线电视及车位使用手续。
领取有关申请表并填写。
签署相关的委托银行收费协议书。
将申请表、协议书交相关单位或物业管理部办理。
二次装修验收程序
装修验收分类
初验:当装修户所有装修工程施工完毕后,即可申请初验。若装修工程中有预埋线管、天花吊顶(尤其是木质吊顶)、木质装修量大等均需在申请初验前进行隐蔽工程验收。
正式验收:初验时提出问题得到整改后,由用户提前二个工作日知会客户服务部,在知会的二个工作日::内安排进行。如初验(含隐蔽工程验收)中问题未予整改,还将酌情增加“复验”,直至隐患得到整改。
特殊情况:若装修量小,项目简单,并且不涉及改造的,由物业管理公司认可初验或正式验收一次进行。
装修验收的要求
对用户从事装修时有违章装修行为,没得到整改或纠正前,不能进行验收。
对初验中存在的问题必须得到彻底整改,如在正式验收中发现仍不合格者,将不进行验收并处以相应的处罚。
装修验收程序
装修户在施工完成后需验收,用户和承办商负责人必须至少提前一天向客户服务部提出申请。
客户服务部负责在三日内组织验收人员对装修进行现场验收。对于验收存在 的问题,用户和承办商必须在二个星期内整改完毕。
对验收合格后,又有增加装修项目的,无违章装修时,仍需补办申请;有违章装修的,按《装修违章处理规定》的条款执行,并立即停止对该户的验收,直至整改完毕后再进行正式验收。
验收合格后,客服部负责收回各类施工人员的《出入证》,对遗失的证件扣除证件押金,并通知安管部(保安)严格清查。
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p;
正式验收合格后,由工程部签署验收意见、姓名及日期,并在其装修押金的收据上签署装修验收合格证明。
用户和装修承办商在正式验收合格的当日进行清场。
正式验收合格后三个月内没有出现结构和安全问题,用户和装修承办商凭已签署验收合格意见的收据到管理处办理“装修押金”、“水电押金”的退款手续。
有关保险:由于各用户有其聘用的装修公司为其提供装修服务期间,要对装修人员的作业行为负有完全责任,因此,为充分保障装修人员的自身利益,以应付所雇用公司人员因意外疏忽所造成公共伤害及对管理处的赔偿责任。管理处建议用户应为其所有的装修工程向保险公司购买足够的临时保险,诸如火险、劳工险、第三者保险、或全保等,用户可以根据实际需要与保险公司接洽。
声明:本规定内容主旨在于为用户装修提供指导性及一般性资料,尽管所有资料
组合都经过周密安排,但管理处须作如下声明:
1)所有服务报价金额,应以最后对客户确定的金额为准。
2)管理处须保留对本规定修改的权利,以确保本规定在任何时间均适用于维护管理处及各用户的共同利益。
3)本规定所有条文,如与*的规范、条例有所不同,应以*的法规为准,各用户亦须对*条文负责。
4)如管理处在合理基础下行使职权,对个别用户产生不便或损失,管理处将不承担责任。
附表:
《装修申请表》
《二次装修申请表》
客户投诉处理工作规程
目的
保证客户的投诉能及时、准确、合理地得到解决。
适用范围
适用于公司对各类客户投诉(包括报修等有偿服务需求)的处理。
职责
物业部负责受理、传达、跟催和反馈客户投诉。
工程部负责具体处理有关设备设施故障与报修方面的投诉。
保安部负责具体处理有关大厦安全保卫工作的投诉。
公司员工均有责任受理客户各类投诉并负责及时传达给相关责任部门处理。
工作程序
接待与接受投诉:
1)接待客户来访或接到客户来电投诉时,必须讲究礼仪礼貌,将所投诉事件清楚记录在“登记表”内。
2)客户服务部接到客户来电或来访投诉时,接待者还应按“四清楚,一报告”的原则办理,即“听清楚、问清楚、复清楚、记清楚,报告部门主任或负责人。
处理程序:客户服务部明确投诉内容后,应立即分析投诉所涉及的部门,并派单到相应部门去处理。
1)客户投诉室内维修或公共区域的设备设施维修。此时客户服务部对室内维修需了解是有偿的还是无偿的。如是有偿的,则根据工程部《有偿服务收费标准》价格报告客户,经认可后,在“维修单”上加以注明,派发至工程部。工程部应在客户预约时间内完成,并请客户确认服务质量、态度满意率。产生的费用将反映在“管理费收费单”上,一并收取派单流转程序如下:
①客户服务部直接从前台发单至工程部,工程部接单后立即将维修单上的工作分配至班组。工作完成后,将有客户确认签名的维修单一份留
存工程部,一份返回客户服务部。
②物业部根据预约完成时间,查询维修单的完成情况,并对未完成的维修单进行跟踪、催办。
③物业部一方面要跟踪维修单的完成情况,同时应与报修客户保持联系,及时反馈。
2)客户提出室内清洁、绿化服务及告示牌租用需求时,由物业部派员与用户洽谈处理,并纳入有偿服务类。
3)客户提出公共区域清洁、绿化问题及大厦设施受到损坏等公共环境管理方面的投诉,大厦内装修产生的噪音、异味、粉尘滋扰他人办公的投诉,外来(推销)人员进入大厦滋扰写字楼办公的投诉等等,统一由客户服务部受理,并及时传达至责任部门按服务承诺的时间负责完成。
4)客户对邮件报纸遗失、欠收、投递不及时等,由管理部负责人督促信报管理人员查验有关信报收发记录,并及时给客户反馈情况,作出满意的答复。
如投诉问题严重,客户服务部应立即报告公司领导并联系有关部门负责人,由公司领导组织人员一起查看现场和记录,及时处理。
如投诉涉及其他单位,无法及时解决
,应与投诉人联系,做好解释工作,同时尽快与有关部门取得联系解决问题,并及时将处理结果反馈投诉人。
投诉处理的统计分析:
1)投诉处理应按照公司对客户的服务承诺及时完成,该服务承诺应根据实际情况适时予以调整。投诉处理的内部评价也以该承诺为依据。
2)投诉处理完毕后,处理人须请客户在“维修单”上签名确认并评价,其他类型的投诉处理完毕后,也应有相应评价。
3)客户服务部每月应对投诉处理情况进行分析,其中投诉处理及时率以“维修单”为依据来进行计算,计算公式为:投诉处理及时率=(及时处理件数/投诉总件数)_100%。
1)客户服务部应将统计结果报告管理处经理,对投诉反应突出的问题或有关质量指标的波动,应采取措施限期整改。
控制流程图(略)
客户求助服务工作规程
目的
规范客户求助的管理工作,确保及时、优质的为客户提供力所能及的帮助。
适用范围
适用于物业管理公司各部门在发生客户求助时的服务管理工作。
职责
管理处经理负责客户特殊求助事件的安排、处理工作。
物业部主任负责向求助客户提供服务工作的组织实施。
物业管理员和公司各部门管理人员依据本规程向求助客户提供具体帮助。
工作规程
客户求助服务的分类及处理原则。
1)客户求助服务分为以下几类:
①急救病人求助服务;
②报修求助服务;
③投诉求助服务;
④咨询求助服务;
⑤盗窃、打架斗殴、抢劫、凶杀、中毒、交通意外的求助服务;
⑥台风、水浸、火灾等灾害事故的求助服务;
⑦其他生活或工作上的正常求助服务。
2)求助服务处理的原则:
⑧快速反应的原则:一般情况下应立即给予回复,解决不了的应向部门主任汇报后在10分钟内给予回复(有时效要求的服务工作按时效要求执行);
⑨尽可能提供帮助的原则:对客户提出求助要求的,应主动帮助其联系相关部门,切忌推诿。
紧急病人的求助处理
1)物业管理员接到急救病人的求助信息时,首先应主动询问病人的住址及联系电话,然后征询求助人的意见,询问是否需送医院或打“120”急救电话或派人帮助护理:
①如果求助客户需要帮助送病人去医院的:
--物业管理员通知安管(保安)部值班负责人根据距离的远近程度安排两人到首层大堂或病人家中待命;
--物业管理员安排车辆(主指的士)到客户楼下,必要时,物业管理员可通知安管(保安)员进行协助;
--安管(保安)员应向客户说明来意,并听从客户的安排将病人送往医院,一般情况下应要求客户同往,并::提醒客户准备必备用品;
--安管(保安)员协助求助客户将病人送到医院后;应主动协助将病人安置妥当,并尽力帮助求助客户完成如挂号、找医生、取药等力所能及的事情;
--将病人安置妥当后,应询问客户是否还需要帮助。如无需帮助时应及时赶回公司;如需要帮助,应及时向部门主任请示汇报后,由部门主任根据情况安排处理;
--安管(保安)员返回公司后,将处理情况反馈给安管部值班负责人员和物业管理员;
--物业管理员应及时将求助处理情况予以记录。
②如果客户需要帮助联系拨打“120”急救电话时:
--物业管理员应了解病人病情后及时帮助求助客户拨打120急救电话(必要时进行确认),并告诉求助客户物业管理公司会安排人员在大厦入口处做好接应准备;
--物业管理员将以上情况立即通知安管(保安)部值班负责人;
--安管(保安)部值班负责人通知本物业入口值班人员做好接应准备(必要时安排人员在本物业入口处等候);
--急救车到来后,本物业入口值班人员应指引急救车到客户所在地,并尽力实施应有的帮助;
--安管(保安)部
值班负责人在接应的任务执行完毕后,应将情况反馈到物业部,客户管理员将情况及时予以记录。
③如果求助客户要求派人帮助短时护理时:
--物业管理员应按客户求助的要求向安管(保安)部值班负责人说明情况,由安管(保安)部值班负责人安排适当的人员前去参与护理;
--护理人员应向客户说明来意后按客户的要求实施护理;
--护理人员在执行护理任务时,应遵从求助客户的安排,切不可不懂装懂,加重病人病情;
--在护理工作过程中,护理人员不可单独与病人在一起,应要求病人亲属一起守候,以便处理突发事件。
2)一般情况下,急救病人的处理工作可在事情处理完毕后向客户主任汇报;重大的急救工作应立即向管理处经理汇报;管理处经理认为必要的,可向公司领导请示后,按公司领导的指示办理。
咨询的求助处理
1)对客户提出的书面咨询,客户管理员应予以登记和及时处理,不能处理的事务应及时报客户主任,由客户主任及时::以电话或书面形式回复,必要时请公司或相关部门予以书面回复。
2)对客户提出口头咨询,客户管理员应按公司有关规定立即予以解答,解答不了的,经请示客户主任后予以回复,切忌不懂装懂。
3)在回答客户的咨询时要耐心、细致,并注意礼貌用语。
4)咨询的事项涉及到公司机密的,应注意保密。
投诉求助的处理:按《投诉处理工作规程》办理。
报修求助的处理:按《报修管理工作规程》办理。
盗窃、打架斗殴、抢劫、凶杀、中毒、交通意外求助的处理:按安全管理相关工作规程办理。
火灾、水浸等灾害事故的求助处理:按安全管理服务手册中《突发事件处理工作规程》及《火警火灾处理工作规程》办理。
对客户要求公司提供其他生活或工作上的正常求助,公司应本着力所能及的原则进行处理。
所有的求助凡涉及有偿服务的,按照《有偿服务收费标准》(见工程维修服务手册)收取相应费用。
客户管理员在每月底对客户求助事务及时进行统计、分析和总结。
客户报修管理工作规程
目的
规范客户报修及公共设施设备报修处理工作,保证维修工得到及时有效的处理。
适用范围
适用于客户自用物业及各类设施设备的报修处理工作。
职责
工程部主任负责维修工作的组织、监督以及对公司制定的维修项目收费标准以外的报修内容进行收费评审。
客户服务部前台接待员负责具体记录报修内容,及时传达至工程部,并跟踪、督促维修工作按时完成。
工程部维修人员负责报修内容的确认及维修工作。
工作程序
用户报修
1)客户服务部前台接待员在接到用户报修要求时,应立即填写《维修单》。
2)前台接待员应在2分钟内将记录的报修内容(包括:用户名称、地址、联系电话、报修内容、预约维修时间等)填入《维修单》(一式四份)相应栏目,并在3分钟内通知工程部前来领取《维修单》,工程部主任按照报修内容,应立即安排维修人员的工作:
①当用户报修内容属《有偿维修收费标准》中的项目且用户要求尽快前去维修的,应安排维修人员在接单后10分钟内带齐工具、备件到达维修现场;
②报修内容属《有偿维修收费标准》中的项目,用户另有预约维修时间的,维修人员应按预约的维修时间提前5分钟带好维修工具、备件到达维修现场;
③对于不属于《有偿维修收费标准》中的报修项目,由工程部主任在接单后15分钟内对维修的可行性和维修费用作出评审,回复用户是否可以维修,经征得用户对维修费用的认可及同意维修后,再按上述时效和维修要求安排维修人员前往维修。
3)工程部维修人员到达现场后,应首先对报修项目进行对比确认,如有不相符的项目应在《维修单》上如实填写实际的维修项目及收费标准。
4)维修人员向用户出示收费标准,用户同意维修后开始维修;如用户不同意维修的应提醒用户考虑同意后再行报修,并及时返回工程部向主任说明情况,与主任一同在《维修单》上注明原因并签名确认后交还客户服务部备案。
5)如果维修材料是用
户提供的,由维修人员对材料质量进行验证,并将验证
结果(“合格”、“不合格”、“质量不佳”等)填写在备注栏内。对于验证不合格的材料,维修人员应主动提示用户使用不当材料的结果,但应注意尊重用户的选择。
6)维修工作完成后,维修人员应按《有偿维修收费标准》在《维修单》上注明应收的各项费用金额。并请用户试用或检查合格后,在《维修单》上签名确认。维修人员将《维修单》(第一联)交给客户作为缴费依据。
7)维修员必须于每天下午17:00时前将《维修单》(第
二、三联)交回工程部主任确认后,由工程部主任将《维修单》交前台接待员进行返单,前台接待员于每月25日前将《维修单》(第三联)送财务部作为计收服务费用的依据,第二联则由本部门留存。
公共设施设备的报修处理
1)前台接待员在接到公共设备设施的报修信息后,在10分钟内通知工程部前来领单。
2)前台接待员将《公共区域现场巡视表》(第二联)交给工程部,并让其签收。
3)工程部主任按照报修内容,安排维修人员带齐维修工具及备件于15分钟内赶到现场进行维修。
4)完成维修工作后,维修人员应在《公共区域现场巡视表》上注明维修有关事项。并对维修现场进行收拾整理。
费用结算
1)报修的费用结算统一由财务部负责,任何部门及其工作人员均不得向用户私自进行收费
2)财务部工作人员根据《维修单》第三联进行收费。此笔费用一般应统一在每月收缴管理费用时进行扣除。
附表
有偿服务记录表》
《公共区域现场巡视表》
巡视重点:所有公共走道墙、地面;走火道墙、地面、灯具损坏、不亮;电梯使用情况等。
客户回访管理规程
回访工作规定
责任人:管理处经理和物业部主任。
客户服务部主任制定回访计划,逐一安排回访。
投诉事情处理完毕后三天内进行回访,回访率达50%,一般投诉由物业巡查员回访,重要投诉由客户服务部主任回访,重大投诉由管理处经理回访。
维修工程处理完毕后一个月内进行回访,回访率达30%,具体由责任区管理员负责。
组织文体活动结束后一个月内进行回访,回访率达10%,具体由社区文化文员负责。
重大节日拜访由管理处经理组织进行,入伙回访、突发事件处理完毕后回访。
上门回访必须有客户的签名,电话回访不作此项要求,但在回访记录表中写明“电话回访”。
物业部主任对物业巡查员的回访工作进行检查并签署意见。
对回访中,客户又重新提出的意见、建议或投诉等不能当即解释清楚或暂时无法作出明确答复的,应告知预约时间回复;对需要进行第二次回访的必须进行第二次、第三次甚至更多次的回访,在第二次以后的不属于第三类投诉的回访可采用电话在回访形式。
当需对同一问题进行回访工作时,管理处可以用*的形式给住户答复,*应存入回访档案。
对客户反映的问题做到“件件有着落,事事有回音”,回访处理率达100%。
对同一问题多次投诉(指投诉人向不同部门投诉),应作一次记录。
对投诉人没留下姓名或上级部门只要求复函的投诉,可不进行回访,但应将复函情况附在投诉表后。
回访处理工作流程
管理处客户服务部负责客户回访工作。
物业部按照“投诉记录”的内容,按客户投诉的程度进行适当回访,回访时间按客户投诉内容具体确定。
回访期间发现客户不满意之处,必须及时解决,一时无法解决的应向客户解释原因,并确定下次回访时间并安排人员整改。
将回访内容记录在《回访记录表》上,交部门主任审阅。部门主任将每月统计回访结果记录在《客户回访记录》上,并提交公司领导,作为改进工作的依据。
附表
《回访记录表》
《客户回访记录》
物业巡查工作规程
目的
规范物业管理员工作内容,适用于物业管理员.
内容
每天巡楼时,带上所需的记录表及必要的工具,做到及时记录,及时处理。
制定巡楼计划及巡楼顺序,每次按计划进行巡楼并签到。计划包括每次巡楼的多层栋数及单元数、高层的楼层及配套物业等。
遇有商铺的栋别,商铺巡查跟楼层同步。
每周两遍巡完小区(大厦)所有楼层及其配套的场地,绿化公用设施、设备等。
每次巡楼检查公用设施,发现设施有不正常工作或损坏的,填写在《公共区域现场巡视表》上,2小时内报告工程维修部。
每次巡楼检查公共地方(小区内道路、停车场、绿化、各种管井、大厦公共部位,公用设施表面等)的清洁情况,并填写《清洁工作检查记录表》,发现问题及时处理。
掌握小区正装修的房号,利用巡楼时机检查、监督装修操作有无违章,对违规者按违约标准处理及时填写《装修违章情况记录表》。
巡查中发现楼层有机房、管井房、风机房,电讯房等有门打开的现象及时关上,有损坏门锁的要及时填写::物业巡查表,1小时内知会工程部进行维修或更换。
每次巡查过程中,注意住户房内及门、窗、阳台等有无安全隐患,若有发生纠纷,聚众闹事、赌博等情况,及时报告管理处经理。若有安全隐患的作为物业巡查记录的同时,立即采取先通知业主,再妥善处理的办法排除隐患。
每天定时(一般下午)抽出1-2小时对昨天的维修情况进行检查,填写报修登记;投诉事件处理完毕三天内进行回访。
每月与财务部做好住户欠缴的管理费等费用的催交工作,每月催交费用采取先逐户电话联系,再利用巡楼的机会逐一登门拜访,让其自觉来管理处交费,保证费用催交率有90%以上。
每半月对小区空置物业分期分批进行地面、墙面及设施、洗手间、窗户等清洁一次,有设施损坏的报工程维修部维修。
专业消杀公司来小区消杀时,亲自跟踪检查,对有漏喷药的现象或消杀不到位的,责令其返工,直至返工合格,方在消杀记录卡上签名。
巡查中发现有扔果皮、纸团、践踏绿地,折枝、乱停车、乱摆卖、占用消防
通道等违章现象,及时填写《公共区域现场巡视表》,做好解释、劝导工作,必要时在小区宣传栏爆光,达到制止违章现象的目的。
利用巡楼机会,更好地与住户加强沟通,及时帮助住户解决力所能及的事情,听取住户对小区各项管理的意见,认真做好记录,便于提高我们的管理服务水*。
绿化巡查按绿化组工作程序进行,并记录在物业巡查表上。
附表
《装修违规情况记录表》
《清洁工作检查记录表》
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