下面是小编为大家整理的2022年公文写作中常见错误,供大家参考。希望对大家写作有帮助!
公文写作中常见错误4篇
公文写作中常见错误篇1
尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉；
②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法；
③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做；
④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。
下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：
一、文种不明
即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”；
而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××（发文单位）关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“××××（发文单位）电力标准化工作总结”。
二、生造文种
一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”；
另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。
第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：
（1）规章制度类文书以“印发”形式行文。如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。（又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：“公司内部规章制度，以‘国电内规’
字号印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。）
（2）事务文书以“转发”或“批转”的形式行文（上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”）。如《关于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。
如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。
三、错用文种
错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：
（1）把“请示”误为“报告”。例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。
（2）滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。
（3）滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。
（4）“批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知（或函）》，应改为《关于××××的批复》。
（5）“函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于×××（单位）×××（事项）的批复》。
（6）误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案；
批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报”可以带附件（即关于事件或事故的调查报告），处分“决定”不能带。处分“决定”一般让有关人员知晓即可；
批评性“通报”要
发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。
公文写作中常见错误篇2
公文写作中常见错误分析
1、版头错误
版头错误是指公文的红色版头违背党和政府的有关规定或不符合公认的约定俗成的原则。关于公文的版头样式，在《中国共产党机关公文处理条例》和《国家机关公文格式》中，有专门的规定；
有些在党和国家公文法规中尚未做出具体规定的问题，人们一般都有公认的原则。如果违背了上述规定和人们公认的原则，应视为版头方面的错误。
当前版头方面常见的错误主要有：
（1）不同作用的版头相互混淆使用。如
中共××市委文件
××委发[1993]4号
——————————————
关于××××的请示
中国共产党××市委员会（ ）
×委发[1983]4号
——————————————————
批转市委组织部关于加强
××××的报告的通知
《中国共产党机关公文处理条例》第三章第十条规定：向上级请示报告工作，应使用《中国共产党×××委员会（ ）》式的版头；
批转下属部门的重要报告、请示应当使用《中共××文件》式的版头。因此，上面两图的版头属于相互错用。
（2）版头中的括弧用来标注部门名称。如
中国共产党××××委员会（组织部）
×组发[1993]4号
————————————————————
版头中的括弧是用来标注文种名称的，而上面文件的版头括弧里标注“组织部”的字样是不符合规定精神的。
（3）版头字号过大、行距过宽。
这是当前版头中的一个突出性的问题。版头的等级、字号、行距究竟以多大为宜，目前党和国家在公文法规中虽尚无十分明确的规定，但按照人们的一般习惯，应当一级小于一级。也就是说，目前，“中共中央文件”、“国务院文件”的版头字号（2cm×1.5cm）、行距（版头红字与红色横隔线之间是2.8 cm）如果算是“大版头”，那么中央各部委及省、市、自治区党政机关的文件版头以不超过这个标准为限；
地委、行署级的党政机关应当使用一种“中版头”，也就是字号为1.5cm×1cm、版头红色字与红横隔线之间是2.5 cm的版头；
县级及县级以下的机关，以使用比“中版头”小一些的“小版头”为宜。至于为、企事业单位，原则上也使用“中、小版头”，而不使用“大版头”，因为它不是行使党和国家权力的机关。目前我们见到一些县级机关和一些企事业单位也使用起“大版头”，甚至字号大过2cm×1.5cm，版头字与红横隔线的间距多达3cm以上，这是不符合人们公认的原则的。
（4）行政公文版头的“发文机关名称”后面加括弧、红色横隔线当中加“红五星”。
按照有关规定和人们的习惯，国家行政机关的公文版头是由“发文机关名称”或“发文机关名称＋文件”来组成，不存在“发文机关名称＋括弧”的版式。只有党的机关文件在红色横隔线当中才衬托有红五角星。因此，在行政公文版头中出现括弧及红五角星都是不妥当的。
2、文面错误
公文的格式，是对公文的有关内容和撰稿者思路的规范，有利于体现公文的特点，有利于提高公文作为办理公务的办事效率，是实现公文处理工作规范化、科学化、制度化的一项重要内容。所以，在《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中，都有专门一章对有关内容做出规定。就一份公文完整的文面格式来说，不仅项目名称明确，而且各个项目的书写位置、书写要求都有具体规定。当然在实际行文时，有些公文可以从实际出发省略格式中的若干项目，但不可有随意性，该要的还得要、该怎么写的还得怎么写，否则就不全规范，会影响应有作用的发挥。
例如：
×××食品厂关于贯彻按劳分配政策
两个具体问题的请示
（96）年×字第20号
按劳分配是社会主义分配的基本原则，也是社会主义的优越性的重要体现。在改革开放中，我厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地调动了广大员工的劳动积极性，工厂的生产率几年间增长了数倍，利润也大幅增加。
为了全面贯彻按劳分配原则，进一步调动员工的劳动积极性，我厂拟实施以下三项劳资政策，请批准。
一、……
二、……
三、……
此致
××省劳动厅
××市人民政府
×××食品厂
1996年7月8日
这是省去了文头和文尾部分，只有行文部分的简便式文件。此文文面格式方面的错误有：（一）发文字号书写错误。这一公文的内容比较重要，因此，“发文字号”仍然是不可省的。现将原属文头部分的“发文字号”书写于公文标题下的适中位置上是可行的。但它没有按规定书写是不行的。按《国家行政机关公文处理办法》规定，“发文字号”应先写发文机关代字，接着写年号，最后写顺序号。而机关代字后，不必再加一个“字”字；
年号必须全写，用方括号不是用圆括号括住；
顺序号前也不必加一个“第”字。（二）主送机关写得不对。首先是书写位置不当。按规定“主送机关”名称应在公文标题左下方，单独一行顶格书写，不应该写于正文的后面。其次，请示的主送机关按规定一般是一个，此文是两个。可能××食品厂是省直属企业，劳资问题直接由省劳动厅管理，但其工厂又在××市的范围内，有些重要决策又得与市政府沟通。如果是这样，此文的主送机关也应该还是一个，就是××省劳动厅。而对××市人民政府用抄送方式处理就可达到目的。（三）请示正文的结束语不应写在缘由和事项之间，而应该写在事项之后。（四）成文时间，用阿拉伯数字书写不妥当，按《国家行政机关公文处理办法》规定，应用汉字书写。
正确的格式如下：
×××食品厂关于贯彻按劳分配政策
两个具体问题的请示
××厂[1996]20号
××省劳动厅：
按劳分配是社会主义分配的基本原则，也是社会主义的优越性的重要体现。在改革开放中，我厂由于认真贯彻了按劳分配政策，极大地调动了广大员工的劳动积极性，工厂的生产率几年间增长了数倍，利润也大幅增加。
为了全面贯彻按劳分配原则，进一步调动员工的劳动积极性，我厂拟实施以下三项劳资政策：
一、……
二、……
三、……
以上请示，请批准。
×××食品厂
一九九六年七月八日
发文字号错误除上文所列举的发文字号编排不符合规定外，还有：
（1）一文多号错误。在一份文件的版头处出现了两个或两个以上的发文字号。如某市科委、财委、经委等八个单位联合行文，在版头“发文机关名称”之下，并列入八个发文字号，占去了首页一半多的位置，使得这份文件的首页方面变得很不匀称。《中国共产党机关公文处理条例》及《国家行政机关公文处理办法》中都规定：联合行文时，只标明主办机关发文字号。因此，这份文件按规定只标市科委的发文字号即可，其余七个单位的发文字号均可省略。
（2）党政机关发文字号混在一起。在一个单位中，党政对外行文代字不分，相互混杂。某地乡镇企业局，不论是以局行政或党组织名义发出的文件，在党组织中也不管是以机关党组名义还是以机关党委名义发出的文件，统统以“×乡”为机关代字。这种作法实际起不到编制发文字号的真正作用，党政文件混编一起，查找起来十分不便。
（3）机关代字重复。指发文字号中机关代字在一个地区中出现重复问题。比如，某市市委政法委员会、市政协、市委政治思想工作领导小组的机关代字，均选择了与市政府相同的机关代字——“×政”，这就造成在一个地方上多家代字相重复，从而使“×政”这个代字失去了实际存在的意义。正确的作法，应该是避开出现重复，体现各自的代表性，比如市委政法委应选用“×党政”、市政府政法办公室应选用“×政法”、市政协应选用“政协”、市委政治思想工作领导小组应选用“×党思”等。
（4）发文字号不明确发文含意。发文字号中看不到发文的含意，即在机关代字中未标明“发”字。如“津塘水”，代表天津市塘沽区水产局，但由于未标明“发”字，仅仅看这个机关代字“津塘水”判明不了它是一份发文还是一份收文的文号，因此，凡属发文编号的均应在机关代字中加注“发”字，以示与收文字号的区别。
3、公文标题拟制错误
（1）标题不合格。即拟制的公文标题违背公文法规的有关规定。公文标题的格式，在《中国共产党机关公文处理条例》及《国家行政机关公文处理办法》中都有明确规定：文件标题应当由发文机关、公文主题和文种三部分组成。
如果一份文件的标题违背了上述的格式要求，应视为不合格。比如：
①一份通知的标题是：《通知》或《通知如文》。这个标题，即无“发文机关”，也无“内容”（事由），是不合格的，特别是《如文》的写法，早在1954年10月中央办公厅就明令禁用。在一份文件的标题中，只标文种的办法，不论什么文件都是不允许的。
例如：
通 知
××××××：
2000年全国普通高等学校体育类专业考试报名工作即将开始，现就有关报名事宜通知如下：
一、报名时间为2000年2月4—9日。
二、报名地点在考生常住户口所在县（市、区）招生办公室。
三、报名范围为所有报考省内、省外体育专业类考生。
四、其他有关事项，到当地招生办公室咨询。
××省招生委员会办公室
二OOO年一月四日
这一公文发文机关级别较高，内容也比较重要，因此，应该让人们一读标题就知晓其中这些信息，以引起人们对公文应有的关注。此文的撰稿者拟写标题时似乎不太注意这一点，而只考虑正文文字较少篇幅较短的因素，从而在标题中省去了发文机关和事由，只写了文种名称。公文标题“三要素”，是可以省略其中的一项或两项的。但省略必须从可能产生的实际效果出发，不认真考虑实际效果的随意省略，就有可能对公文的影响力造成不该有的影响。此文的标题就是如此。修改的办法是补全省去的两项要素。
修改为“××省招生委员会办公室（或××省招办）关于全国普通高校体育类专业考试报名的通知”。
②一份决定的标题是：《××市人民政府决定》。这个标题有“发文机关”与“文种”，而无“内容”（事由），作为这份决定来讲，这个标题是不合格的。
“发文机关”+“文种”的标题，名曰“双项式”标题。这种标题可以应用于公布性文件，如“公布令”、“公告”、“布告”、“通告”、“公报”，而不能用于内部运行的公文。决定、决议、通知、指示、通报、函、会议纪要、请示、报告等文种都是在机关内部运行的文种，故不可使用“双项式”公文标题。
③一份通报的标题是：《××钢铁公司授予王××同志“钢铁战士”荣誉称号通报》。这个标题在授予的前面丢掉了“关于”二字，在“通报”的前面缺少“的”字，不符合公文标题拟制的语法结构要求。
（2）标题不准确。在公文标题的拟制上，出现了事由概括不准、文种名称确定不准等问题。如某市食品工业公司对司机刘××私自开车去北戴河游玩的情况发一通报，而标题却写作《关于司机刘××开车去北戴河的通报》，这个标题，对事由概括不准确，因为开车去北戴河与私自开车去北戴河游玩是性质不同的两码事，该标题没有准确地反映通报真正的内容，应改为《关于司机刘××私自开车去北戴河游玩的通报》。某市公安局拟购置五辆摩托车，向市财政局行文，标题是《关于拟购置五辆摩托车的请示》，市财政局给市公安局回文，标题是《关于同意购置五辆摩托车的批复》，这两份文件的标题，对文种均属错用。市公安局与财政局均属平级兄弟单位，相互之间商洽有关事宜应用“函”，不应使用请示与批复。再如：
关于严禁安装电网的通知
近来在我县连续发生数起因私自安装电网造成的人身伤亡事故。为保障人民群众的人事安全，也为保证正常的供用电，根据《全国供电规则》规定，我们重申严禁私自安装电网，现将有关事项通告如下，望切实遵守。
一、……
二、……
三、……
四、……
五、……
××县水电局
一九九三年四月六日
上文标题的事由表述不准，应改为“关于严禁私自安装电网的通告。”
（3）标题不简要。在公文标题的拟制上，过长和繁琐。主要表现为：
①文件标题的“事由”概括的不简要。如《××大学关于认真贯彻中央纪委检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》，这个标题长达57个字，并重叠使用两个“关于”，显得很不简要。应当改作《××大学关于认真贯彻中纪委×号通报精神，搞好应届毕业生分配工作的意见》或《××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。
②转发文件时，标题十分繁琐冗杂。如有这样一份文件标题：《××区财委转发市财委转发市人民政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知的通知的通知》。这个标题过于繁琐。正确的作法，按照惯例，可改为：《××区财委转发市政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知》，这就删去了中间（即市财委）的转发层次，将被删的这个中间层次的内容写进公文的开头，并把连续重复的三个“通知”减去了两个，只保留文件发源处的一个文种。
③批转会议文件时，标题非常臃肿。如：《中共××区委、××区人民政府批转××同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言及区委财贸部、区外贸委关于第二次外贸工作会议的情况报告和××同志关于加强我区外贸工作的几点意见的报告的通知》。这个标题包括三个被批转文件的标题，先后使用四个文种名称，长达90个字，显得过于冗长，给人一种臃肿的感觉。正确的作法应当是：《中共××区委、××区人民政府关于批转全区第二次外贸工作会议三个文件的通知》，文字省去50多个，且内容简要，标题醒目。
（4）标题不清楚。在文件标题的拟制上，模糊不清，引起歧议、误解。如《××建筑公司关于水泥的请示》和《××商场关于小汽车问题的请示》，均属表意不清。因为看了这样的标题，并不知道发文机关请示的真正意图是什么，是想增拨水泥还是减拨水泥，是想购置还是报废、调换小汽车，又小汽车是货车还是小客车，这一切均不清楚。规范的作法，应写作：《关于增拨（或减拨）水泥的请示》和《关于购置（或报废、调换）小货车（或小客车等）的请示》。
（5）标题中标点符号使用不妥。在文件标题中，不应使用书名号的地方使用了书名号，或该使用书名号的地方却错用了引号。如：①《××省人民政府关于转发“××省安全防毒工作管理规定”的通知》；
②《××市人民政府批转〈市公安局关于加强社会治安综合治理几点意见的报告〉的通知》。这两个标题均属标点符号使用欠妥。标题①中本应使用书名号的地方却错用了引号；
标题②中批转的是下一级部门的一份报告，报告不属法规性文件（如条例、规定、办法、细则等），一般不用标点符号。”
（6）标题与落款矛盾。公文标题中的“发文机关”与落款标注的公文作者不一致。如有一份文件的标题是《中共××县委关于加强党员党性教育的通知》，而这份文件的落款是“中共××县委组织部”，这就违背了标题中的发文机关必须与落款完全一致的原则。
4、文种使用错误
文种的使用要坚持四条原则：必须按照党和国家的公文法规统一规定准确使用文种，要符合制文机关的法律地位和权限，要以正确的行文关系做依据，要考虑发文的具体目的与要求。实际使用中的病误均与违背这四条原则有关，主要有：
（1）该用“函”申请批准的却错误地使用了“请示”。例如：①某市科委给市财政局写了一份请示，申请追加3%的农业科研基金，以适应“菜蓝子工程”的需要；
②轻工业部所属一个大盐场（地师级）给驻地的市土地规划局（县处级）写请示，申请划拨“盐晶大厦”的建筑用地；
③某市滨海垦区政府向市文教局写了一份请示，申请在滨海垦区增建一所小学。这都是拿着“请示”当“函”用。按照党和国家公文法规精神，向有关主管部门请求批准事项应当使用“函”。财政局、土地规划局、文教局都是地方行政主管部门；
市科委与市财政局是平级单位；
盐场与市土地规划局相互无隶属关系；
区政府是一级行政机关，市文教局是市政府下属的一个专业主管部门，都是市政府领导下的平级单位。它们之间都不是上下级领导关系，也不存在上下级的业务指导关系，因此，根本不存在使用请示的问题（请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的文种）。
（2）该用广告、启事的却错用“公告”、“通告”。“公告”、“通告”是当权者用以向社会民众宣告自己的主张、要求的公文专用名称，它的使用者应当是先例党和国家管理权力的机关，在这当中又要求“公告”的使用者必须是党和国家的高级机关。它所负载的信息和发布的内容，限于传达贯彻党和国家的方针、政策，发布重要或应当普遍遵守和需要周知的事项。但在社会上的“招聘通告”、“招生公告”、“更名通告”、“迁址通告”、“分红公告”、“开业公告”、“销售通告”“租赁通告”等，从使用者看均不是党和国家的管理机构，从内容看充其量不过是一份商业广告和启事。不应也无权使用“公告”、“通告”的文种。
（3）该用“请示”的错用了报告。在实际工作中常看到《关于××××的请示报告》。实际它根本不是什么报告，而是“请示”，由于作者在“请示”的后面加了“报告”二字，结果把一个独立的请示文种作为报告的从属，这就给公文正式文种的使用带来混乱。
5、文中称谓错误
（1）文件中称谓过简。如在一个省内，有的文件称呼省政府为“省府”、省检察院为“省院”，这是不尽准确的。省人民政府按照人们的约定俗定应简称为“省政府”。“省院”一词容易引起歧义，也可理解为“省法院”、“省冶金设计院”、“省医院”、“省理工学院”等，这个称号既使在省检察院内部系统也是不可使用的，容易与在业务上有着密切联系的“省法院”相混淆，正确的简称是“省检察院”。涉及省外的问题还应该加注省名。
（2）文件中称谓过繁。过繁的表现主要是该简称的不简化，给人一种累赘感。如××油田公司党委写给直属上级组织——××石油管理总局党委的一份报告，按照习惯，主送本可写作“总局党委”即可，而却写作全称——中国共产党××石油管理局委员会，实际很不必要。
（3）文件称谓不明确。不明确的称谓，大都是由于随意生造而形成的，使人不好理解。比如把“清理‘三乱’办公室”叫做“三乱办”；
把“海洋水产厅”叫做“海水厅”等。
（4）文件中称谓不统一。指在一篇文件中，同一个称谓前后不一致，造成称谓上的混乱。如一份《中共××县委政法委关于政法部门加强联合，共同搞好社会治安秩序整顿工作的通知》，对“政法部门”就使用了多种称呼：“政法单位”、“政法机关”、“政法各部门”、“公检法司”、“公安、检察、审判、司法单位”、“政法治安管理部门”、“政法、公安机关”等。正确的作法，同一名称在同一文稿中出现不止一次时，力求名称划一，防止前后不统一。
（5）文件中称谓因循守旧。文件中使用的称谓，没有根据客观实际情况的变化而改变，仍在沿用一些旧称谓。比如，把“星期几”写作“礼拜几”，把“乡镇企业”写作“社队企业”，称“水泥”、“铁锨”、“火柴”为“洋灰”、“洋锨”、“洋火”，将“俄国”称作“苏联”，将“韩国”写作“南朝鲜”等。公文中的称谓，要注意根据形势的发展变化而不断更新，不可因循旧名不变。
6、文中数字表述错误
在公文写作中，运用数目字表述数量时不恰当，具体表现有：①该用阿拉伯数字时用了小写汉字。公文中的发文编号、版头左上角的编号、印发记录处的封发日期与印发份数等，均应使用阿拉伯数字表述，如用了小写汉字即属表述不当。②应用小写汉字用了阿拉伯数码。如数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，禽近的两个数字并列连用、表示概数时，应用小写汉字，假若把“二万五千里长征”、“第一书记”、“五六天”写用“2万5千里长征”、“25000里长征”、“第1书记”、“56天”即属表述有误。③成文日期使用了阿拉伯数字，或者虽然用小写汉字但被简化等。如把成文日期写作“1993年3月8日”，或者写作“九三年三月八日”、“九三·三·八”等都是错误的。正确的作法是使用小写汉字，年月日表述要全称。④数量语表述上有错误。如“鹰厦铁路北段两列货车相撞，四辆车辆报废、六辆车辆破损……。”“车”是表示物件的名称，“辆”是车的计量单位，合成为“车辆”，是一个表示不定量的名词，因此它就不能再受定量的修饰。“今年我厂上交利税比去年增长了75%，而生产成本却降低了一倍……”，“倍”，只有在增长上才能使用，在减少、下降上是不能使用“倍”的，因为降低一倍即减少100%，全降光了显然不是可能的。“去年我厂产值为4000万元，今年是8000万元，前年是2000万元，去年比前年翻了一番，今年比去年又翻了一番、比前年是翻了三番……”，翻三番，是指2000万元的8倍，即1.6亿元。右8000万元只是前年的3倍，作者把“倍”和“番”的概念混淆了。“参加厂长、经理学习班的185名学员，期末考试成绩在85分以上者有100名，85名以下者85名……”按约定俗成，当用“以上”或“以下”表示界限时，一般均包括前面的本数在内，当“以上”与“以下”连用时，对本数包括在哪里应做出明确交代，否则，本数就被丢掉或重复出现了，故这段话应写作“成绩在85分及其以上者有100名，85分以下者有85名。”
7、行文关系错误
（1）多头主送。向上级行文时，同时主送给两个或两个以上的上级机关。如某市所属一个区的公安局，在报送《关于当前我区治安主要情况的报告》时，主送机关写的是：“区委、市局”。这不仅在行文上党政混淆（因为公安局用行政名义向上级党组织行文），而且容易给工作带来一定的麻烦，要么区委、市局谁也不批，要么谁都批，倘若批示的意见有出入，这就不便于下步工作的进行。正确的作法，向上级行文报告、请示，其主送单位只能是一个，假若也需要另一个上级机关知晓，可将其列为抄送单位，不可一并主送。
（2）上下级机关党组相互行文。上级机关党组与下级机关党组相互行指令性、请求性的文种。如某市工商局党组向各区、县工商局党组发指示；
某县农林局党组织向市农林局党组写请示；
某区人大常委会党组，直接向区属各局、党委组发指示性通知，都是不妥的。因为它们之间没有直接关系，各级机关的党组织对同级或上级党委负责，所以它们之间相互行指令、报请性公文是不妥当的。
（3）上下级机关联合行文。上级机关与下级机关或机关与所属部门联合行文。如某交通运输公司与公司武装部联合行文，标题是《关于发挥民兵在冬运中作用的通知》，这样行文是错误的，因为公司与公司武装部不是平级单位，后者是公司的一个下属部门。正确的做法是，以公司的名义行文即可。
（4）请示抄送下级。向上级行文请示时，同时抄送给下级。如某市一个区的工商局，拟对全区现有的27个工商所的设置进行调整，合并成10个。他们在向区政府报送《关于调整合并全区工商所设置的请示》的同时，也将此件抄送给局属各科、室，结果消息传播出去，未等区政府批示，下面已人心浮动，给工作带来混乱。由此说明，向上行文请示，不可同时抄送给下级，也不必抄送级同级，因为上级未批准之前，文件的内容并不生效。但向下级机关发的重要文件，必要时可同时抄送上级机关。
（5）平级之间使用上行或下行文种。平级或不相隶属机关之间，相互使用请示、报告或指示性通知等进行行文。如×海石油公司是一个局级单位，在向市劳动局（局级）申请办理招工指标、向市土地局（局级）办理征用土地手续时，本应以“函”这个文种行文申请，却用了上行文种——请示，而对方两局复文时，本也应用“函”，结果都用了下行文种——批复。双方本是平级单位，而在此事上一下子变成了上下级，这是违背《国家行政机关公文处理办法》中所规定的向不相隶属的有关主管部门请求批准用“函”的精神。
（6）上级部门给无指导关系的下级部门行文指挥。上一级部门给自己无业务指导关系的下一级部门行指挥性的文件。如某市教育局给市属各区、县的教育局、卫生局行文，要求为具有30年教龄的中、小学教师开设“专门保健门诊”。市教育局与各区、县的卫生局没有业务上的指导关系，故这种行文不妥。正确的作法应当与市卫生局联合行文。
（7）上级部门向下级机关行文指挥。上级部门向下级机关行指挥性的文种。如某县民政局给乡、镇人民政府发通知，内容是“订于本月七日上午召集‘双拥’工作座谈会。望乡、镇政府主要负责同志及主管民政工作的副职务必参加，并按提纲要求准备好口头发言材料，届时在会议发言……”。这样行文是不合适的。按行文关系原则，上级机关所属职能部门，只能根据本级机关授权或已有规定，答复下级机关向本机关请示的问题，但无权作指导、下命令。县民政局与各乡、镇政府没有上下级的隶属关系，按级别来讲是平级单位，故对乡镇政府行文指挥、派任务不妥。
（8）行文给领导者个人。不少人出于求快的愿望，喜欢将请示直接行文给主管领导者个人（包括在向上级领导机关行文请示的同时，又行文给有关领导者个人），这是不必要的。尽管我国的各类组织普遍实行集体领导与个人分工负责制，然而个人负责并不等于个人说了算，还必须由领导集团全体成员讨论，才能作出决策和决定。直接行文给领导者个人，既不符合行文原则，又不利于文件的准确、快速办理。
8、公文运用材料错误
材料是撰文者确立和表达主旨的基础，也是读者理解和把握主旨的不可缺少的条件，没有足够的材料，撰文者难于确立和表达明确的主旨，同样没有足够的材料，读者也难以理解和把握文章的主旨。所以，有了明确主旨后，就要认真地在材料的选择上下功夫，就要把主旨需要的、确实的、有概括力和代表性的材料选择出来并写到文章里。“主旨需要的”，是指材料在内容意义和主旨要有实质上的相同点。没有相同点，主旨不需要的，不能用。“确实”，就是客观存在，确有其人，实有其事，不虚假。“概括力和代表性”，就是材料能较好地显示事物量的意义和质的意义，能从广度和深度方面去说明观点。这些材料不论是理论的、事实的、概括的、具体的、历史的、现实的、正面的、反面的、成功的、失败的，者得按上面的要求决定取舍，决定详略。做到了这样，才能从材料方面保证写出来的文章具有应用文体的特点，才能让读者在分析研究材料中理解和把握好主旨，明确办什么事，为什么要办这件事和如何办这件事。
关于县档案局（馆）设立股的请示
县编委：
档案工作是按照科学的原则和方法管理，及时准确地提供档案为党和国家各项工作服务的一种工作，是维护党和国家历史真实面貌的重大事业，而县档案馆是党和国家集中保管珍贵档案的科学文化事业的机构，目前馆内藏着较丰富宝贵的材料，有民国时期的档案也有建国后的档案，有文书档案，也有科技档案及专业档案。
县档案局（馆）是掌握党和国家档案事务的行政管理机关，主要任务是：（一）在统一管理党和国家档案工作的原则下，对全县文书、科技和专业档案工作综合管理，对各部档案工作分层负责地进行指导和监督。（二）档案的收集、整理、鉴定、保管和利用，在集中统一管理全县全部档案的前提下，积极提供档案为机关领导和各项工作服务。（三）档案史料编纂、收集党和国家需要永久保管的档案，对档案进行整理和妥善的保管，研究和出版档案史料，为党政领导机关和各项工作积极提供档案。
为了进一步把档案工作做好，更好地为四化服务，根据中委[1985]29号文件精神和我县档案工作业务范围需要，在机构改革中，必须加强档案工作的组织建设，县档案局（档案馆）拟下设三个股：业务指导股、档案管理股、编研股。
特此请示，请研究批复。
××县档案局
一九八六年五月八日
此文的主旨是明确的，它是根据中委[1985]29号文精神和我县档案工作的需要，请批准县档案馆下设三个股。为了说明这一主旨，也即为了说明编委能批准县档案馆下设三个股，撰稿在请示里写了三个方面的材料：（一）档案工作的性质和作用；
（二）县档案馆的任务；
（三）有关中央文件的精神和县档案馆工作的需要。这三个方面的材料都和主旨有关系，但密切程度却不一样。通过分析，不难发现对县编委最具说服力的材料是（三）方面材料，不是（一）（二）方面的材料。但撰稿者却在500字左右的请示中用近400字详写（一）（二）方面的材料，只用不到100字写（三）方面材料，从而使可以简短明了的请示，变得罗里罗嗦，冗长不堪，把本来明确的主旨掩盖在无关紧要的材料中。出现这种情况的原因除了对选择材料的要求缺乏认识外，主要是撰稿者生怕别人不了解他们工作的重要性。修改的方法是把（一）（二）方面大部分材料删除。
另外，县档案馆和县编委不是隶属关系，因此，这篇公文的文种改“请示”为“函”较恰当。
修改如下：
关于请求批准县档案馆设立股的函
县编委：
档案馆是收集、整理、保存和及时准确地提供档案材料为党和国家各项工作服务的文化事业机构。
随着我县改革开放和现代化建设事业的迅速发展，我县档案馆的工作任务越来越繁重、艰巨，为了进一步做好档案工作，更有效地为“四化”建设服务，根据中委[1985]29号文件精神，和我县档案工作业务分工的需要，我们拟在档案馆下设三个股：业务指导股、档案管理股、编研股。
以上请求，恳请批准。
××县档案局
一九八六年五月八日
9、公文结构错误
结构又称布局谋篇，是文章内容的排列组合的构造形式，是写作中有了明确主旨、恰当的材料之后，要进行的重要工作。主旨和材料，即文章的内容只有根据一定的原则，按一定的要求，用一定的形式体现出来，其意义才可能让人理解，其作用才能发挥。也就是说要遵循事物的规律，按照主旨的需要，划分好层次、段落，确定详写、略写，安排好先说后说，谋划好开头、结尾、过渡、照应。所有的文章在结构上都要求合理、严谨。应用文由于性质、功能的特殊性，在结构上除了要做到一般文章的要求外，还要多注意平实与显豁。它强调开门见山、条理分明，常常采用分条列项、片言居要法和序数法来突出观点，显示层次、划分段落和安排次序，以方便读者理解和掌握文章的内容要点。许多应用文的撰稿者对此不够注意，写出来的文章在结构上就难免出现这样或那样的毛病。
××省人民政府
关于一九八八年饲料粮使用问题的
通 知
××××、××××：
为了促进我省饲养业生产的发展，进一步贯彻我省生猪“立足省内、基本自给、少量调进”的方针，切实改善我省城乡特别是城市的猪、禽、蛋、鱼、奶等副食品市场供应，省人民政府决定，1988年安排1.75亿公斤玉米作为发展饲养业生产饲料粮。现将有关事项通知如下：
一、这批饲料粮的供应，其价格以不增加财政负担和粮食部门保本经营为原则。除省直属五个市现有10万头生猪基地仍按“倒三七”比例价供应外，一律按每百公斤40元供应。饲料加工企业使用这批玉米生产配合饲料，要按物价部门规定计价，相应降低零售价格，供应给生产单位。
二、这批玉米安排省属五个市保畜（含奶牛）、禽、鱼种苗1500万公斤；
五个市10万头生猪基地1750万公斤；
五个市“以粮换猪”7000万公斤。分配五个省直属市“以粮换猪”的玉米（每头猪按供应玉米175公斤，共40万头生猪），使用方法由各市自行决定。要认真做好与生猪生产单位、饲料加工企业、食品公司签订产、供、销合同，实行猪粮挂钩，以保证五个市肉食供应货源。其余7250万公斤玉米由省饮料公司安排各饲料加工企业生产配合饲料，供应社会上发展肉、禽、蛋、鱼、奶生产和各地区畜牧保种苗的需要。省饲料公司要根据突出重点、兼顾一般的原则：对省直粮食、畜牧、农垦、商业、水产等部门能生产配合饲料的加工企业以及边防部队，要统筹考虑安排。
三、这批玉米，从文到之日起至1988年底止，由省粮食局负责调拨供应。各市及省直有关部门要尽快会同省粮食局做出季度使用计划，由省粮食局负责安排落实。从明年第一季度起，粮食部门每季度末要进行一次全面检查使用情况，以便对地区、部门之间出现的余缺及时进行调整，使这批玉米在当年能全部投入使用，并且用好。各市和省直粮食、畜牧、农垦、水产、商业部门和各生产单位，要划清职责，层层落实责任制，签订供应、生产、销售合同，保证给市场提供更多猪、禽、蛋、鱼、奶等副食品的商品量，起到平抑市场价格、改善供应的作用。
四、这批玉米的使用原则：除保畜（含奶牛）、禽、鱼种苗，五个省直属市生猪基地和“以粮换猪”需要外，其余通过饲料加工企业生产配合饲料，供应发展生猪、家禽、水产品和牛奶生产的需要。要提高饲料的使用效益，不得把这批玉米直接投放市场，更不准转手倒卖。
××省人民政府
一九八七年十二月二十五日
这一通知的主旨明确，材料的取舍也恰当，其中的四个方面的内容，各自表述也清楚。但是从整体来看，结构不尽合理、不够显豁：
（一）这四个方面内容的先后顺序安排不够恰当。按照人们思维的惯有顺序和处理事物惯有的顺序，对玉米饲料粮这一实际事物的办理，应先明确使用原则，然后，再依次弄清楚：如何分配、如何供应、如何定价。此文是先说“价格”，再说“分配”、“供应”，最后才说“原则”，是不利于人们对事情的整体的理解和把握的，自然也就不便于办理事务。所以，修改时，应根据事物的规律，做出调整。
（二）四个方面内容的表述未能突出观点。此文对四个方面内容的陈述，都是在序数之后，紧接着就直陈具体事项。这样，读者就只有读完每一部分内容之后，用较多的时间分析概括，才能明确文章相应部分内容的观点。如果撰稿者在撰稿时采用“片言居要”法，即将每一部分的内容的观点用一句精辟的话概括出来，并置于相应部分文章的开头，然后再陈述相关事项，这样，不仅可以使读者较容易地理解和掌握每一部分内容的观点，而且也使整篇文章显出有纲有目、纲目清楚、纲举目张的格局。这自然有利于有关单位在“通知”要求的明确指导下去办理事务。
（三）对特定事物的称谓不统一。“1.7亿公斤玉米……饲料粮”，是“通知”所要办理的实际事务的特定事物，核心事物。因而，其相应的称谓词语在“通知”里出现的频率自然就高，对读者理解文章的意义的影响也就大。此文对这一特定事物的称谓，这里用“这批玉米”，那里用“这批饲料粮”，虽然所指实际事物未变，但由于词语不同，对读者理解有关内容已造成某种障碍。因此，修改时，统一改称为“玉米饲料粮”为好。
修改如下：
××省人民政府
关于一九八八年饲料粮使用问题的
通 知
××××、××××：
为了促进我省饲养业生产的发展，进一步贯彻我省生猪“立足省内、基本自给、少量调进”的方针，切实改善我省城乡特别是城市的猪、禽、蛋、鱼、奶等副食品市场供应，省人民政府决定，1988年安排1.75亿公斤玉米作为发展饲养业生产饲料粮。现将有关事项通知如下：
一、玉米饲料粮的使用原则。这批玉米饲料粮除保畜（含奶牛）、禽、鱼、种苗，五个省直属市生猪基地和“以粮换粮”需要外，其余通过饲料加工企业生产配合饲料，供应发展生猪、家禽、水产品和牛奶生产的需要。要提高饲料食的使用效益，不得把这批玉米饲料粮直接投放市场，更不准转手倒卖。
二、玉米饲料粮的分配。安排五个省属市保畜（含奶牛）、禽、鱼、种苗1500万公斤；
五个省直属市10万头生猪基地1750万公斤；
五个省直属市“以粮换猪”7000万公斤。分配五个省直属市“以粮换猪”的玉米（每头猪按供应玉米175公斤，共40百姓头生猪），使用方法由各市自行决定。要认真做好与生猪生产单位、饲料加工企业、食品公司签订产、供、销合同，实行猪粮挂钩，以保证五个省直属市肉食供应货源。其余7250万公斤玉米由省饲料公司安排各饲料加工企业生产配合饲料，供应社会上发展肉、禽、蛋、鱼、奶生产和各地区畜牧保种苗的需要。省饲料公司要根据突出重点、兼顾一般的原则，对省直粮食、畜牧、农垦、商业、水产等部门能生产配合饲料的加工企业以及边防部队，要统筹考虑安排。
三、玉米饲料粮的供应。从文到之日起至1988年底止，由省粮食局负责调拨供应。各市及省直有关部门要尽快会同省粮食局做出季度使用计划，由省粮食局负责安排落实。从明年第一季度起，粮食部门每季度末要进行一次全面检查使用情况，以便对地区、部门之间出现的余缺及时进行调整，使这批玉米在当年能全部投入使用，并且用好。各市和省直粮食、畜牧、农垦、水产、商业部门和各生产单位，要划清职责，层层落实责任制，签订供应、生产、销售合同，保证给市场提供更多猪、禽、蛋、鱼、奶等副食品的商品量，起到平抑市场价格、改善供应的作用。
四、玉米饲料粮的价格。玉米饲料粮的供应，其价格以不增加财政负担和粮食部门保本经营为原则。除省直属五个市现有10万头生猪基地仍按“倒三七”比例价供应外，一律按每百公斤40元供应。饲料加工企业使用这批玉米生产配合饲料，要按物价部门规定计价，相应降低零售价格，供应给生产单位。
××省人民政府
一九八七年十二月二十五日
10、公文表述错误
（1）语不对体。指公文的用语不符合公文的语体要求。公文语体以实用为目的，这就决定了它的语体风格是：平实、简明、庄重。如果用语不符合上述要求，即属“语不对体”。比如写某一位领导同志坚持深入群众、深入实际时：“渤海湾的每一座钻井台上都留记着他的脚印”；
写某一位模范人物的高尚品格时：“他的风格之高高过喜马拉雅山，他的精神之美美过富春江”；
叙述某一干部的基本状况时：“王×，他的媳妇名叫李×英，他有一个儿子，一个闺女……”等，均属语不对体。前两点均属文艺用语，显得不平实；
后一点，使用了一些口语，又欠庄重。
（2）叙述事实滥用文学语言。公文的叙述用语要十分精确，与所叙述对象的实际情况保持严格一致，因此，文学艺术用语不可用，否则，即属滥用文学语言。比如一份反映公路上发生一起重大交通事故的简报，在谈到事故发生当时情形时写到：“……卡车翻下公路边的大沟内，如坠万丈深渊……车内鬼哭狼嚎、滚作一团。”这里的“如坠万丈深渊”、“ 鬼哭狼嚎”均属文学用语，放在公文中显得有失准确。
（3）论述语言违反逻辑。公文的论述用语要遵守逻辑规则，违反了即属违反逻辑。例如在一篇公文中，先提出“对挥霍公款大吃大喝、屡教不改的，应当追究有关人员的行政责任，并承担一定的经济损失”，这一论题是正确的，但文中又说：“……对少数检查态度较好的，可不必再承担经济上的责任”，前后矛盾，违背了逻辑。
（4）说明文字不合事物特性。公文中使用说明文字说明某一事物特性时，表达得不准确。如有一份文件说：“大李庄乡实行生产承包的第一年，粮食总产量比任何一年都高。”“任何一年”的讲法按理既含过去、也含将来，实际文件讲的是过去，由于缺乏“过去”两个字，所以不合所表述的事物特性。
函
××大学校长：
首先让我们以××电子工业学校的名义，向贵校表示衷心的感谢。感谢你们为我校办学给予的很大帮助。目前我校又面临一个很难解决的问题。
事情是这样的：我校开办不久，师资力量很差，决定派××位年轻教师到贵校旁听进修一年。我校与贵校有关部门多次商量。但××位年轻教师进修住宿问题，至今也没有得到解决。提高教学质量的关键是师资。为提高我校教育质量，恳请贵校设法解决我校进修教师的住宿问题。贵校府高庭阔、特实人济，且具宽大为怀、救人之危的美德，以上区区小事，谅贵校不难解决。我们不知贵校还有什么实际困难，如果这些困难我校能帮助解决的话，请尽管提出，我校会竭力去办。再说一句，贵校如能解决我校进修教师的住宿问题，我们以我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意。万望函复。
××电子工业学校
一九××年×月×日
此文主要问题有二：一是叙述事情说明问题不是陈直其事。此函有主旨是请求对方帮助解决进修教师的住宿问题。这是很一般的事情，大可直说其事。然而撰稿者却故设曲折。开头一段，先感谢对方对自己办学的支持。然后带出一个“很难解决的问题”，这也未尝不可，什么问题？接下去该说了吧，可是撰稿者又不这样做，而在第二段开头以“事情是这样的”绕开去用补叙的方法说我校办学中遇到“师资力量很差”的困难，再说到派教师去进修，再说到派教师进修的“住宿”问题“没有得到解决”。到此，本来就要向对方提出要求了，可是撰稿者又绕开去就教学质量与师资的关系问题插入论文，然后再绕回来向对方提出帮助解决进修教师住宿问题的要求。到此，函应该结束了，可拟稿者又来一个“狗尾续貂”，问对方有什么困难要帮助。最后，才以再次感谢结束全文。这样远远道来东弯西绕、节外生枝，本来三几句话即可说完的事，却写出一大篇。直是冗长繁杂，废话连篇。二是语言粗疏、浮华。有些地方实际上是在卖弄文笔。如“贵校府高庭阔、物实人济，且具宽大为怀、救人之危的美德”，就是堆砌词藻，说好话，本意是奉承而迹近嘲讽。如此曲曲折折遮遮掩掩，把光明正大明明白白的事情搞得如雾中观花，实在很不必要，实际上徒增办事的难度。
修改如下：
函
××大学办公室：
我校派12名年轻教师到贵校进修一事，贵校在×月×日的复函中表示可以安排。可是我们和贵校有关部门多次联系，都因这些教师的住宿问题而使此事未能落实。我校所派出进修的12位教师，都是准备下学年度开设新课的，不落实它们的进修问题，我校下学年将有12门课不能开出。因此，恳请贵校设法解决我校进修教师的住宿问题，条件差一点也不要紧，所需费用，我校负责支付。
给贵校添麻烦了，请谅。望函复。
××电子工业学校
一九××年×月×日
公文写作中常见错误篇3
公文标题中常见错误
公文标题中常见错误：
标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；
二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：
一、语句不合语法规范
例1、部、部、部、部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。
例2、高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。
例3、高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。
例4、省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。
例5、高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。
病例分析：
例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。
例2的动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。
例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。
例4的标题有多项错误：
1、动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与之搭配，2、在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；
3、“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。
例5缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。
二、请示、函、报告三者混淆
例6、关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。
例7、关于申请1995年公费医疗补助费的报告。
例8、关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。
病例分析：
例6的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。
例7的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用函”。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。
例8的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。
公文写作中常见错误篇4
公司常见公文写作范式
一、通知
1、指示性通知
该类通知主要用于在开展某项工作时，或针对工作中出现的带有普遍性的问题，对下级单位作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。
关于××××××（拟采取措施）的通知
××××（主送单位）：
近期，××××××（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。××××××（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据××××××（依据），为了××××××（目的主旨），经研究，决定××××××（拟采取措施），现就有关事项通知如下：
一、××××××。
二、××××××。
三、××××××。
××××××（通知的具体内容）。
××××××（提出要求）。
（印章）
××××年×月×日
2、周知性通知
该类通知主要用于要求有关单位办理或周知的事项。
关于启用××××××印章的通知
××××（主送单位）：
根据××××××（依据），成立××××××（机构名称或机构更名）。从××××起（起始时间）启用××××××印章（机构更名时，需注明原××××××印章同时废止）。
附件：××××××印模式样
（印章）
××××年×月×日
3、印发文件通知
该类通知主要用于印发本单位制发的规范性文件，如规定、办法等。
关于印发《××××××规定》的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们制定了《××××××规定》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题，请及时反馈××××××。
（印章）
××××年×月×日
4、转发文件通知
该类通知主要用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文等。
关于转发××××××的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），现将××××（上级单位或有关业务主管部门）《××××××》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
××××××（具体贯彻意见）。
（印章）
××××年×月×日
5、会议通知
该类通知主要用于函告召开有关专题或系统会议。
示例一：
通 知
××××（主送单位）：
定于×月×日×时，由×××主持，在××××（地点）召开××××××会议。会议主要内容（议题）是××××××，请××××××参加。
请于×月×日前将参会人员名单（车号）报××××（凭会议通知进大门）。
联系人：×××
电 话：××××、××××（传真）
（印章）
××××年×月×日
示例二：
关于召开××××××会议的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），××××（主办单位）定于××××年×月×日在××××（地点）召开××××××会议。现将有关事项通知如下：
一、会议内容：××××××。
二、参会人员：××××××。
三、会议时间、地点：××××××。
四、其他事项：
（一）请与会人员持会议通知到××××××报到，××××××（食宿费用安排）。
（二）请将会议回执于××××年×月×日前传真至××××（会议主办或承办单位）。
（三）××××××（其他需提示事项，如会议材料的准备等）。
（四）联系人及电话：××× ××××
附件：1．参会名额分配表
2．会议回执
（印章）
××××年×月×日
（注：“会议回执”内容一般包括与会人员的单位名称、姓名、职务或职称、性别、民族，抵离会议城市的时间、航班、车次，是否需接站及其他要求等）。
6、成立机构通知
该类通知主要用于向有关单位通报新成立机构的组成和主要职责等。
关于成立××××（机构）的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），决定成立××××（机构），负责××××××工作。现将有关事项通知如下：
一、××××（机构）的人员组成
××××××。
二、××××（机构）的主要职责
（一）××××××。
（二）××××××。
………
三、××××（机构）下设办公室，主要负责××××××工作。
××××××（其他需要说明的事项）。
（印章）
××××年×月×日
7、人事任免通知
该类通知主要用于人事任免事项。
（1）行政职务任免：
关于×××等×人职务任免的通知
××××（主送单位）：
经××××研究，决定：
任命×××为××××××；
任命×××为××××××；
免去×××的××××××（职务）。
（印章）
××××年×月×日
（2）党内职务任免：
关于×××等×位同志职务任免的通知
××××（主送单位）：
经××××研究，决定：
任命×××同志为××××××；
任命×××同志为××××××；
免去×××同志的××××××（职务）。
（印章）
××××年×月×日
二、通报
1、情况通报
该类通报主要用于在一定范围内通报重要工作情况和动向，以指导有关工作。
××××（发文单位）关于××××××情况的通报
××××（主送单位）：
××××年×月×日，××××（单位）在××××（地点）发生××××××事故（事件）。××××××（事故或事件的性质）。为了××××××（目的），进一步加强××××××工作，防止此类事故（事件）的发生，现将××××××事故（事件）情况通报如下：
一、××××××（事故或事件的原因分析）。
二、××××××（对有关单位和人员的处理情况）。
三、××××××（应吸取的教训和拟采取的措施等）。
（印章）
××××年×月×日
2、批评通报
该类通报主要用于通报问题、批评错误，以示警戒和要求有关方面吸取教训。
××××（发文单位）关于××××××问题的通报
××××（主送单位）：
××××××（通报×××违规违纪的事实和做法）。
经查，××××××（调查结果）。
为了××××××（目的），根据××××××（依据），经研究，××××××（对通报对象的结论和处理意见）。
××××××（警示教育和下一步拟采取的措施）。
（印章）
××××年×月×日
3、表彰通报
该类通报主要用于表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，并提出有关工作要求和希望。
×××（发文单位）关于表彰（奖励）×××（集体或个人）的通报
××××（主送单位）：
××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。××××××（产生的积极影响和表现出的精神）。为了××××××（目的），根据××××××（依据），经××××研究，决定对×××（集体或个人）等予以通报表彰。
希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。
（印章）
××××年×月×日
三、函
1、征询意见函
该类函件主要用于向有关单位征求意见或询问、了解某一事项。
关于征求××××××意见的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们拟××××××（或我们研究制订了《××××××》）。现就××××××问题征求你们的意见（或现将《××××××》转去），请研究提出修改意见，于××××年×月×日前函告××××。
联系人：×××
电 话：××××
（印章）
××××年×月×日
2、答复意见函
该类函件主要用于针对来函提出意见或作出回复。
关于××××××有关意见的复函
××××（主送单位）：
你们《关于征求××××××意见的函》（文号）收悉。经研究，现将有关意见函复如下：
一、原则同意××××××。
二、××××××（具体意见）。
（印章）
××××年×月×日
3、请求批准函
该类函件主要用于向不相隶属单位请求批准有关事项。
关于申请××××××的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们申请××××××。现将有关情况和我们的意见函告如下：
一、××××××（基本情况）。
二、××××××（必要性和可行性及其意义）。
三、××××××（我们的意见）。
现将有关材料报送你们，请予审批。
（印章）
××××年×月×日
四、请示
1、请求解决问题的请示
该类请示主要用于下级单位在工作中遇到新情况、新问题，或因条件限制自身难以解决的困难，请求上级单位解决或协调解决。
××××（单位）关于请求协调解决××××××问题的请示
××××（主送单位）：
目前，我公司××××××（遇到的问题或困难）。为了××××××（目的），根据××××××（依据），现就××××××（意图主旨）请示如下：
一、××××××（问题的由来）。
二、××××××（问题的不利影响）。
三、××××××（解决问题的积极意义）。
四、××××××（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）。
妥否，请示。
（印章）
××××年×月×日
2、请求上级指示的请示
该类请示主要用于对上级单位制定的有关政策、规定中尚未明确的问题，或者在工作中遇到难以把握的问题，请求上级单位予以答复或指示。
××××（单位）关于××××××问题的请示
××××（主送单位）：
近日，××××××（在某项工作中遇到××××××问题）。现将有关问题请示如下：
一、××××××（有关情况）。
二、××××××（遇到的问题）。
三、××××××（请示内容，即请求上级单位对××××××问题作出指示）。
妥否，请示。
（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：××× ××××）
3、请求批准事项的请示
该类请示主要用于超出本单位职责权限的事项，请求上级单位批准或审定。
××××（单位）关于××××××（事由）的请示
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我公司拟××××××（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、××××××（基本情况）。
二、××××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。
三、××××××（具体方案和请示事项）。
妥否，请示。
（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：××× ××××）
五、报告
1、反映情况的报告
该类报告主要用于工作中遇到的新情况、新问题，特别是突发事件、意外事故、特殊情况、倾向性问题时，向上级单位反映、报告有关情况。
××××（单位）关于×××有关情况的报告（紧急报告）
××××（主送单位）：
××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述拟反映或报告的有关问题）。为了××××××（行文目的），现将有关情况报告如下：
一、××××××（情况过程和最新事态）。
二、××××××（原因及后果分析）。
三、××××××（已采取的措施及作用）。
四、××××××（下一步拟采取的措施）。
五、××××××（需引起上级单位重视或关注的问题）。
（印章）
××××年×月×日
2、反馈交办事项的报告
该类报告主要用于向上级单位报告交办事项的办理情况。
××××（单位）关于×××有关情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（根据××××批示精神，或根据转来的《××××××》要求），我们对××××××情况进行了认真研究（我们对××××××问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：
一、××××××（事件的过程、原因等）。
二、××××××（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。
三、××××××（下一步拟采取的措施）。
特此报告。
（印章）
××××年×月×日
3、汇报工作的报告
该类报告主要用于向上级单位汇报有关工作情况。
××××（单位）关于××××××工作情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（或××××以来），我们××××××（概述工作背景或基本情况），对××××××工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：
一、××××××（工作基本情况）。
二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。
三、××××××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。
四、××××××（下一步工作安排和思路）。
（印章）
××××年×月×日
六、批复
1、批复示例（一）
该类批复主要用于对下级单位请示的事项予以明确表态。
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。根据××××××（依据），经研究，同意你们关于××××××（请示主旨）。请你们在××××××工作中切实加强领导，确保××××××。
（印章）
××××年×月×日
2、批复示例（二）
该类批复主要用于批准下级单位请示的事项，并提出具体要求。
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。鉴于××××××，根据××××××的有关规定（依据），现就××××××有关问题（请示主旨）批复如下：
一、原则同意××××××。
二、××××××（具体要求）。
请你们××××××（提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求）。
（印章）
××××年×月×日
七、会议纪要（决议型会议纪要）
该类纪要主要用于记载和传达会议主要情况、讨论意见和议定事项。
××××××会议纪要
××××年×月×日，×××同志主持召开××××××会议，×××、×××等同志（领导）参加了会议。×××同志传达了××××××精神，通报了××××××有关工作情况，并作了重要讲话；
会议听取了×××关于××××工作情况汇报，讨论了××××××；
审议了《××××××》等×项××××××。
会议认为，××××××。
会议强调，××××××。
会议指出，××××××。
会议经过审议，议定以下事项：
（一）××××××。
（二）××××××。
会议根据××××××，审议并原则通过了《××××××》、《××××××》等，并责成×××根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；
会议还根据××××××要求，就解决××××××等问题提出了××××××的意见
出席：××××（单位）×××（姓名）、××××（单位）×××（姓名）、××××（单位）×××（姓名）。
公文写作常见错误及规范用法
一、格式方面的常见错误
1.结构层次序数使用不当。一般而言，结构层次序数分“一”、“（一）”、“1”、“（1）”四个层次。只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识。其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“1、”；
“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。
2.标点符号运用不当。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。
3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。如米、m，平方米、m2等混用。一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。
4.人名、地名、日期、单位名称使用不规范。年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年。单位名称一般先用全称，并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如中建八局一般不用“中建股份八局”等。
5.文件引用不规范。引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。发文字号中标注年份应采用六角括号〔 〕，而非中括号[ ]或【 】。
6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.××××××”。
7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
8.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。
二、内容方面的常见错误
1.错别字较多。如座（坐）落、身分（份）证、交待（代）、再接再励（厉）、连（联）想、片断（段），等等。
2.文种选择不当。如通知、函不分；
请示、报告不分。
3.标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐。
4.附件问题。一是不能适当应用附件。一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是正文中的附件名称不完整、不规范。另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。
5.“请示”和“报告”混淆的问题。一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。
三、一些常用字词的用法及辨析
1.“截止”与“截至”的区别。前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；
后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。
2.“记取”与“汲取”的区别。前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；
对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。
3.“急待”与“亟待”的区别。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。
4.“下工夫”与“下功夫”的区别。一般情况下，应该用“下工夫”。如《现代汉语词典》强调，“下工夫”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。
5.“和”与“与”的区别。“和”跟“与”都是做连词比较多，做介词比较少。做连词时都表示平等联合，意思是一样的。但是，两者的色彩有所不同。“与”的书面语色彩比较明显，因此多用于书面语中，口语中用得比较少。“和”则在口语跟书面语中都使用。另外，在书名跟文章的题目中，“与”使用得要比“和”多些。
6.“制定”与“制订”的区别。“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等；
“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立。
7.“需要”与“须要”的区别。“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思，词性为及物动词，后可带宾语。“须要”即说明“应当”、“必须”的意思，词性为能愿动词，修饰限制动词。
8.“期间”与“其间”的区别。“其间”是指某一段时间，多用于书面。“期间”是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间”、“会议期间”、“国庆期间”、“外出期间”等，不能将“期间”单说，而“其间”可以单说。
9.列举完后“等”的用法。列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市” 。还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。
10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。比如：发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应该用逗号。
11.“以及”前面的标点符号用法。“以及”前面可以用逗号，这是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗号。当然，“以及”的前面也可以不用逗号。用不用逗号，要看“以及”后面的语词的长短。如果比较长，要用逗号停一下，使人好读；
如果比较短，“以及”前面就可以不用逗号了。
12.“其中”及其前后的标点符号用法。使用“其中”一词，一般要注意掌握三条规则：
（1） 总数后只有一个数，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。如，2010年，公司合同额60亿元，其中长三角合同额20亿元。
（2） 总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“其中”后用“，”，各分述内容之间视其内容多少，或用“，”，或用“；
”。如，2010年，公司合同额60亿元，同比增长26%。其中，上海20亿，同比增长38%；
山东30亿元，同比增长20%；
京津10亿元，同比增长10%。
（3）“其中”之后列举分项内容时，“其中”之后不要用“：”。
例 ，2010年，全公司实现合同额60亿元。其中：土建30亿元，基础设施25亿元，机电安装5亿元。该例中，“：”应改为“，”。
中建八局第二建设有限公司
公文管理实施细则
第一章 总 则
第一条 为使公司公文处理规范化、制度化，提高公文处理效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》和《中建八局公文处理实施细则》，结合企业实际，制定本细则。
第二条 公司党委、行政颁发的各类公文是公司实施领导、处理问题过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策和局党政精神，向上级请示、报告工作，向下级答复问题的重要工具。
第三条 公文处理包括公文办理、管理、归档等工作。
第四条 公文处理应坚持实事求是和按规定进行的原则，做到准确、及时、严密。
第五条 公司办公室主管公司总部机关的公文处理工作，并由文字秘书负责公文处理工作，档案主管负责公文归档工作。
第二章 公文种类
第六条 公司党政公文主要有以下种类：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动做出决策和安排。
（二）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知
适用于干部任免和聘用、发布规章、传达上级指示、转发局和不相隶属单位的公文、发布要求基层单位办理或执行的事项。
（四）通报
适用于表彰先进、批评错误、传达精神、交流重要情况。
（五）报告
适用于向局汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问。
（六）请示
适用于向局请求指示和批准。
（七）批复
适用于答复基层单位的请求。
（八）函
适用于向无隶属关系的有关部门和单位相互商洽工作、询问和答复问题，也可用于向基层单位安排工作、答复事项。
（九）会议纪要
适用于传达重要会议议定事项和主要精神，要求会议相关单位和人员遵守执行。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、发文日期、印章、主题词、抄报抄送机关等部分组成。
（一）版头和字号
公司公文分党委、行政公文。行政公文分为大红头和小红头两种，均由办公室统一印制，任何单位和个人不得随意自行打印。
属于重大事项的公文用大红头，版头为“中建八局第二建设有限公司文件”或“中共中建八局第二建设有限公司委员会文件”，发文字号采用“司×字〔××××〕××号”的格式，按制发的时间顺序编号。其中“司×字”代表主办部门代字，“〔××××〕”代表年份，“××”代表发文序号。发文字号均用仿宋小三号字。
属于一般性或专项事项的公文用小红头，版头为“中建八局第二建设有限公司”，发文字号采用“司×字[××××]××号”，含义同大红头，为仿宋四号字。
（二）标题
由公文主题和文种组成，要准确、简要地概括公文的主要内容。
（三）主送单位
发给基层单位的公文，行政公文统一使用“所属各单位、直属项目部”，党委公文统一使用“各基层单位党总支、党支部”。
（四）正文
公文的主体，用来表述公文的内容。
（五）附件
公文如有附件，应在正文之后，落款日期之前注明附件名称，在抄报、抄送单位后说明详细内容。
（六）落款日期
会议决定的事项以会议日期为准，其余公文以领导签发日期为准。
（七）印章
公司行政公文加盖公司行政印章，党委公文加盖公司党委印章，公司党委、行政联合下发公文加盖公司党委、行政印章，公司行政、工会联合下发公文加盖公司行政、工会印章。
（八）主题词
一般由三到五个公文标题中的关键词组成。
（九）抄报、抄送单位
抄报单位一般是中建八局，抄送单位一般指公司领导、总部机关部门及不相隶属单位。
（十）文件字体、字号、行间距
公司下发行政、党委及小红头文件，文件标题均采用黑体二号字，正文采用仿宋小三号字。“主题词”三字采用加粗黑体小三号字，主题词内容采用加粗宋体小三号字，抄报、抄送单位采用仿宋小三号字。正文行间距为30。
（十一）页码、页边距
用4号阿拉伯数码标识，置于版心下边居中。左右页边距为2.7厘米，上下页边距为2.54厘米。
第四章 行文管理
第八条 行文应当注重实效，坚持少而精。
第九条 行政与党委或行政与党委、工会联合行文时，使用党委文件版头，发文字号为“司党联字”。行政与工会联合行文时，使用行政文件版头，发文字号为“司联字”。均由办公室文字秘书统一处理。
第十条 公文用纸一律采用国际标准A4型，左侧装订，上下各留3厘米。
第十一条 公文由主办部门拟稿，前附统一格式的拟稿纸。由主办部门负责人签署意见和相关部门负责人会签后，由主办部门交公司领导审阅签发，重要文件由公司总经理或党委书记签发，一般文件由系统分管领导签发。
第十二条 公文文稿经公司领导审阅签发后，由公司办公室文字秘书进行登记、编号、排版。
第十三条 公文一般只发布电子文件，由办公室文字秘书在公司平台文件中心栏目发布，与纸质文件具有同等效力。
第五章 文件处理
第十四条 外来文件管理：
外来文件主要包括政府及有关部门文件、行业协会文件、有关单位来函及局下发的各类公文。外来文件由办公室文字秘书负责交由公司主要领导审阅，并及时转达相关领导和部门处理。办公室文字秘书做好外来文件的整理、编号等工作，于次年3月底前将需要存档的各类外来文件移交档案室。
局总部各部门下发的部门文件由公司各相关部门自行从局平台文件中心下载，并酌情交相关领导审阅处理。
第十五条 内部制发文件管理：
公文办完后，办公室文字秘书应及时根据相关规定整理立卷。
当年度下发的各类公文，由办公室文字秘书于次年3月底前移交档案室。
第六章 附 则
第十六条 本细则由公司办公室负责解释。
第十七条 本细则自2011年4月1日起施行，原有相关制度同时废止。